Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat. Geringe procentuele inkoopbesparingen kunnen leiden tot een grote rendementsverbetering. Door professionalisering valt nog veel te besparen zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor de kwaliteit of primaire processen.
Het Inkoopproces
Een cyclisch inkoopproces
In de praktijk hebben veel inkoopprocessen een begin en geen eind. Als het contract of project afloopt, volgt een nieuw inkooptraject. Het inkoopproces kent een aantal fasen: Voortraject, Aanbesteding/Tender, Uitvoering en Evaluatie:
- In de voorbereidingsfase zorgt het bestuur/directie voor een opdracht met heldere randvoorwaarden. De voorbereiding start met het in kaart brengen met gegevens uit een spendanalyse en positieve of negatieve ervaringen uit eerdere trajecten. In deze fase wordt de leveranciersmarkt in kaart gebracht. Het managementteam en/of een inkoopdeskundige maakt met alle verantwoordelijke medewerkers een inkoopstrategie op basis van de organisatiedoelstellingen. Hierin zijn elementen opgenomen als stakeholdermanagement, risicomanagement, aanbestedingsvormen, innovatie, maximale budget, contractmanagement, keuzes als in-uitbesteden, SROI en MVO. Het inkoopteam kan pas met een aanbesteding starten als het bestuur/directie akkoord is met de inkoopstrategie.
- In de aanbesteding of tender worden de inkoopwensen en (haalbare) eisen verder uitgewerkt. Documenten zoals een vraagspecificatie, gunningsleidraad (samen ook wel een request for proposal of RFP genoemd) en conceptovereenkomst worden aan marktpartijen aangeboden. Na het transparant beoordelen van de binnengekomen offertes, volgt een voorlopige gunning. Deze fase eindigt met het intern informeren van alle directbetrokkenen, het aanstellen van een contractverantwoordelijke, het ondertekenen van de overeenkomst en de overeenkomst opvoeren in de database.
- De uitvoeringsfase start met het geven van de daadwerkelijke opdracht. Het contract is een actief document, de contractverantwoordelijke voert op regelmatige basis gesprekken met de leverancier over de voortgang van de opdracht. Op basis de overeenkomst stuurt men op wat met de leverancier (of keten) is afgesproken. Als alle afspraken zijn nagekomen, volgt de betaling aan de leverancier. We noemen deze fase ook contractmanagement.
- De laatste (of eerste) fase is de evaluatie. Dit is een proces zowel met de leverancier als met eindgebruikers. Leveranciers die een goede evaluatie hebben, komen eerder in aanmerking voor een nieuwe opdracht. Op basis van de interne evaluatie kan het bestuur of management besluiten om het proces van interne samenwerking te verbeteren. Daarna is de organisatie klaar voor een nieuw inkooptraject met nog betere eindresultaten.
Van strategie naar operatie
Het uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van een inkopende organisatie. Het inkoopproces kent drie niveaus taken en verantwoordelijkheden:
- Strategische inkoop richt zich op beslissingen die de organisatie op langere termijn beïnvloeden. Hieronder vallen bijvoorbeeld het bepalen van de organisatiedoelstellingen, maar ook vragen over ‘in- of uit besteden’. De eind verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur/directie.
- Tactische inkoop omvat activiteiten die vallen onder specificeren, selecteren en contracteren. Over het algemeen noemen we dit aanbesteden of tenderen. Vaak ligt deze verantwoordelijkheid bij een budgethouder of inkopend projectleider. Functionele specificaties, wensen en eisen komen vaak van de materiedeskundigen. De inkopers zorgen voor het vertalen van strategische keuzes naar het inkooptraject en het doorlopen van de juiste stappen in het proces. In deze fase is de contractmanager al nauw betrokken bij het proces.
- Operationele inkoop ziet er op toe dat wat is ingekocht, ook daadwerkelijk is geleverd. Dit noemen we over het algemeen contractmanagement. Inkoop (of een contractmanager) werken hiervoor nauw samen met budgethouder, beheerders, afdeling financiën, klanten (klantevaluaties) en medewerkers die een database op orde houden. Bestellingen worden door gebruikers geplaatst en de betalingen worden door de financiële afdeling afgehandeld.
Aanbesteden of Tenderen
Het begrip aanbesteden of tenderen is nauw verweven met het begrip inkopen. Aanbesteden wordt meestal gezien als een fase in het inkoopproces. Het volgt op het voortraject, waarin het initiatief wordt genomen om een investering/uitgave te doen. En waarin de organisatie bepaalt hoe zij met de markt samenwerkt en in welke deelopdrachten zij de totale opgave eventueel splitst. Na de aanbesteding wordt de opdracht uitgevoerd. Die fase heet ook wel de ‘operationele inkoop’.
Het ontwikkelen en implementeren van beleid is voor organisaties een goed middel om werkwijze te uniformeren en transparant vast te leggen, zowel voor de eigen organisatie als voor de markt. Het is verstandig om, vanuit het oogpunt van transparantie, het beleid ook op de website te plaatsen. Zodat het voor ondernemers ook duidelijk is wat hun te wachten staat. Het hebben van een aanbestedingsbeleid getuigt van professioneel opdrachtgeverschap.
Het vastleggen van aanbestedingsbeleid vormt de basis voor het borgen van het aanbestedingsproces, voor het pakken van kansen en het beheersen van risico’s, voor een goede uitlegbaarheid van het proces (aan toezichthouders) en ter verantwoording van het resultaat. Het opstellen van aanbestedingsbeleid betekent niet dat een corporatie voor elke opdracht een nationale of Europese aanbesteding moet organiseren zoals beschreven in de Aanbestedingswet of de Europese richtlijnen. Het gaat puur om het vastleggen wat je doet (en wat niet) onder welke omstandigheden.