Inkoop- en contractmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Contractmanagement is een fase in het inkoopproces. Het volgt op het inkooptraject waarin het initiatief wordt genomen om afspraken met een leverancier te maken, die worden vastgelegd in de overeenkomst. Na het sluiten van een overeenkomst volgt het managen van de overeenkomst. Simpel gezegd is contractmanagement erop toezien dat opdrachtgever en de (interne) klant krijgen waar zij recht op hebben.
Contractmanagement is het geheel van activiteiten gericht op het nakomen van afspraken tussen opdrachtgever en leveranciers, zodanig dat maximale waarde wordt gecreëerd. Contractmanagement bestaat uit twee deelactiviteiten: contractbeheer en prestatiemanagement.
- Contractbeheer is het administratieve proces om alle overeenkomsten te registreren en veranderingen te verwerken tijdens de looptijd. Contractbeheer is de fundering van contractmanagement.
- Prestatiemanagement is het monitoren en bijsturen van de gewenste prestaties van leveranciers. Hier hoort ook bij het oplossen van knelpunten en problemen in de relatie met leveranciers. Dit gebeurt aan de hand van kritische prestatie-indicatoren.
Veel overeenkomsten leveren niet op wat men ervan had verwacht. Daarmee gaat economische waarde verloren en loopt men risico’s, onder meer op het gebied van compliance en doelmatigheid. Naar schatting wordt slechts de helft van de overeenkomsten gemanaged. In de helft van die gevallen worden alleen de prestaties van de toeleverancier gemeten. Daardoor wordt driekwart van de overeenkomsten niet volledig benut. Met goed contractmanagement bereik je dat belangrijke risico’s minimaliseert, kosten reduceert, kwaliteit van de dienstverlening verhoogt en beter samenwerkt met leveranciers.
Wie je moet betrekken bij het opzetten van contractmanagement is afhankelijk van de organisatie en de plaats waar contractmanagement wordt belegd. Op dit moment wordt contractmanagement bij veel organisaties, in 80 procent van de gevallen bij een inkoper ondergebracht. Het komt echter ook voor dat het wordt belegd bij een afdeling waar veel overeenkomsten worden afgesloten. Gelukkig is er geen goed of fout, het gaat om (de juiste) keuzes maken en beginnen.
Inkoop en contractmanagement zijn kan niet los worden ingericht. Na het sluiten van een overeenkomst volgt het managen van de overeenkomst. Hier volgt een overzicht van het contractmanagementproces in relatie tot het inkoopproces.
Inkoopfase (voorbereiden, specificeren en selecteren)
In de inkoopfase worden de kaders neergezet voor het contractmanagementproces. De contractmanager bespreekt met het inkoopteam de randvoorwaarden voor het contractmanagement. Dit geeft richting en regels voor procuratie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de contractmanager, contractbeheerder en contracteigenaar of budgethouder Op basis van de uitkomsten van het voortraject ontstaat een beeld van het meest effectieve type leveranciersrelatie en de eisen die dit type stelt aan het contactmanagement. Door een risico- inventarisatie wordt het uiteindelijke beheersniveau helder en krijgt het management zicht op de benodigde middelen en consequenties ten aanzien van de veranderimpact voor de organisatie.
Contracteren
Op basis van het aanbod van de winnende leverancier en de risico-inventarisatie vindt een vertaling plaats in het contract. De verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en de hiermee samenhangende serviceniveaus worden in het offertetraject beoordeeld en in overleg met de interne klant definitief bepaald.
Contractimplementatie
De contractimplementatie is verreweg de belangrijkste succesfactor voor de uiteindelijke effectiviteit van de overeenkomst. Implementatie van complexe en/of omvangrijke overeenkomsten verloopt via van een implementatieplan. Onvoldoende aandacht voor de implementatie van de overeenkomst kan leiden tot stagnatie van de bedrijfsvoering, ongeoorloofde risico’s en uiteindelijk ontevreden klanten.
Contractuitvoering
Na een succesvolle implementatie komt de overeenkomst in de uitvoeringsfase. Hier beginnen contractbeheer en prestatiemanagement. In deze fase vindt registratie van de overeenkomst plaats en worden afspraken en data bewaakt. Daarnaast worden de feitelijke prestatie op een gestructureerde en transparante manier gedocumenteerd. Daarmee heb je een toetsingskader voor later en goede input voor toekomstige inkooptrajecten. Bij prestatiebewaking zie je toe op naleving van de afspraken door de eigen organisatie en die van de leverancier.
Contractevaluatie
Op basis van de verkregen informatie uit de voorgaande fase weet je of de geleverde prestatie overeenstemt met hetgeen is afgesproken. Is dat niet het geval, dan is bijsturing nodig. Als er afwijkingen zijn, onderzoek je wat de redenen zijn. De succes- en faalfactoren geven aan wat de toegevoegde waarde van het contractmanagement is.